Administrative Assistant

Locations: Rabat, Morocco 

The Administrative Assistant will support the Administrative Lead, cascading to the rest of the senior leadership team as needed. The ideal individual will be able to exercise sound judgment in various situations, with strong written and verbal communication, administrative and organizational skills, and maintain a realistic balance among multiple priorities. The Administrative Assistant will be able to work independently on projects and must be able to work under pressure at times to handle various activities and confidential matters with discretion.

About IDinsight

IDinsight is a mission-driven global advisory, data analytics, and research organization that helps global development leaders maximize their social impact. We tailor a wide range of data and evidence tools, including randomized evaluations and machine learning, to help decision-makers design effective programs and rigorously test what works to support communities. We work with governments, multilateral agencies, foundations, and innovative non-profit organizations in Asia and Africa. Our work spans a wide range of sectors, including agriculture, education, health, governance, sanitation, financial inclusion, and other areas.

We have expertise in a variety of rigorous approaches and methodologies, which we tailor to each client depending on their needs and constraints. To achieve a positive social impact, we:

• Support clients’ use of data and evidence for routine and major decision-making.
• Inform funding decisions – toward high-impact initiatives and away from less effective programs or approaches.
• Create and share tools, knowledge, and ideas that expand the use of data and evidence for social good.

Our diverse, growing team of roughly 280 outstanding colleagues operates in nearly two dozen countries around the world.  Learn more about our mission and values at www.IDinsight.org.  

About the Administrative Assistant role

Responsibilties:

This role will offer support to the Administrative Lead and the office, including but not limited to

• Assist in the general office administration 
• Manage service providers' payments
• Ensuring the organization meets all local compliance requirements
• Assist in all office immigration processes (for example, visas, work permits etc.)
• Track contracts- start and end dates for all necessary employees
• Assist in petty cash management
• Prepare the bank account and petty cash reconciliation
• Keep track of the monthly payments 
• Producing reports and composing correspondence
• Participates in the office Social and Cultural Committee (SCC) group and contributes to event planning, coordination, and identifying of themes that need to be acted on
• Helps manage office culture and morale and assists new staff in acclimating to life with IDinsight 
• Creating presentations 
• Help reinforce office culture and staff to acclimate to IDinsight work culture. 
• Maintains supplies inventory by checking stock to determine inventory level, anticipating needed supplies, and placing and expediting orders for supplies
• Provide general support to visitors.
• Participate in planning and gathering agendas for various events and sessions
• Supervise cleaning and security services.

Qualifications:

• Strong organizational skills that reflect an ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail 
• Strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including staff, board members, external partners, and donors 
• Excellent written and verbal communication skills both french and english
• Emotional maturity 
• Highly resourceful team player, with the ability to also be extremely effective independently
• Proven ability to handle confidential information with discretion, be adaptable to various competing demands, and demonstrate the highest level of client service and satisfaction 
• Demonstrated ability to achieve high-performance goals and meet deadlines in a fast-paced environment 
• A forward-looking thinker who actively seeks opportunities and proposes solutions  
• Bachelor's degree required 
• At least one year of experience 

Professional Development

Skill and career development are core to IDinsight's values and long-term impact strategy and have been noted as highlights of teammates’ experiences. IDinsighters receive significant mentorship from IDinsight leadership and support from talented peers and are given considerable autonomy when ready. They maintain professional development plans and are provided "stretch" opportunities designed to strengthen a variety of skills. Real-time feedback is embedded in our culture, and a formal structure enables maximum professional growth. Additionally, teammates have access to an annual professional development stipend that they are encouraged to utilize to explore their career interests and develop their skills.

Nuts & bolts

Location

This position is based in IDinsight’s Rabat, Morocco office. Preference will be given to those with pre-existing work authorisation in the country.

Start date and Duration

The start date of this position is April 2024 , with a preference for candidates that can start immediately. This is a one-year fixed-term contract with a renewal option based on performance and organizational need. 

Work Authorization

IDinsight is not able to sponsor work authorisation for this role. Successful candidates will not require IDinsight to sponsor their work authorisation in the office where they'll be based.

Compensation & benefits

Compensation and benefits are commensurate with the qualifications and experiences IDinsight is hiring for and competitive within the global development sector. We are incredibly proud of our people-focused benefits, including comprehensive international health insurance, including mental health coverage; paid vacation, sick, and parental leave; relocation benefits; a travel stipend; technology and work-from-home stipends; a professional development budget; and more.

Please note, as a non-profit, we cannot provide compensation similar to leading private sector organizations.

How to apply

Click the "Apply for this job online" button at the top right. Applications are due on Friday, 1st November 2024. The application asks various questions in order for us to get to know you and requires a CV and cover letter. 

Please ensure that your CV includes relevant professional and personal experience and details on academic qualifications. CVs can range from one to two pages. Please note headshot photographs, parental details, birth dates, marital status, and other personal information not relevant to the application do not need to be included in your CV. Additionally, we strongly encourage you to use your cover letter to highlight why you want to work for IDinsight specifically and what has prepared you to succeed in the role you’re applying for. A customized cover letter is an important part of IDinsight’s recruiting process as it allows us to understand your motivations for the position, relevant skills, and clarity of writing.

More information, including details on IDinsight’s hiring process and frequently asked questions, can be found online at IDinsight Careers. 

IDinsight’s commitment to reducing power asymmetries

IDinsight is committed to reducing power asymmetries in the social sector. Our commitment to diversity, equity, and inclusion reflects our understanding of the need for the sector to abandon unhealthy practices of the past. We wish to be part of a new generation of international NGOs who are honest about this history and transparent about our role in the present. Our commitment is also aligned with the impact of our work. 

We seek a diverse workforce that inherently embodies our commitment to fostering inclusivity. This also helps us refine and improve our methods and relationships and strengthen the services we provide our clients and their communities or constituencies. The following commitments represent our vision for the IDinsight team:

1. IDinsight will have greater representation from the populations with whom we work and the clients we serve.
2. IDinsight will have greater representation from the countries in which we work.
3. Across all countries in which we recruit, we will seek greater representation from historically excluded communities.
4. IDinsight will foster an inclusive work culture that empowers a diverse team to do their best work.

IDinsight is committed to non-discrimination in our recruitment, employment practices, and organizational culture, regardless of people’s age, disability, gender identity, national origin, race, religion or belief, sexual orientation, or any other status protected by applicable law.

Assistant Administratif

Lieu: Rabat, Maroc

A propos d’IDinsight

Nous utilisons les outils analytiques et les données probantes pour amplifier l'impact social de nos partenaires dans l’éradication de la pauvreté .  

IDinsight est une organisation de conseil, d'analyse de données et de recherche guidée par une mission forte:  aider les décideurs à maximiser leur impact social. Nous adaptons un large éventail d'outils analytiques et de méthodes pour générer des données probantes, pour appuyer la  conception de projets et de programmes efficaces et pour  tester rigoureusement leur impact sur les communautés. Travaillant avec l’ensemble des acteurs qui innovent en Asie et en Afrique -  gouvernements, agences multilatérales,  fondations, organisations à but non lucratif, et entreprises sociales - nous couvrons un large éventail de secteurs, et notamment agriculture et développement rural, éducation et formation, santé / santé publique mais aussi gouvernance, infrastructures, ou encore inclusion financière.

Nous possédons une expertise spécifique sur une large gamme d'approches et de méthodologies rigoureuses, que nous adaptons à chaque projet  en fonction des  besoins et contraintes de nos partenaires. Pour obtenir un impact social positif, nous :

• Aidons nos partenaires à utiliser  les données probantes pour la prise de décisions ;
• Conduisons les travaux de recherche permettant d’informer des décisions de financement en faveur des initiatives à fort impact et au détriment de programmes ou approches moins efficaces;
• Créons et partageons notre savoir-faire, nos outils   et nos idées pour promouvoir l’utilisation des données probantes dans les politiques publiques.

Notre équipe, diversifiée et en pleine expansion, composée de près de 300 collègues exceptionnels, opère dans près de deux douzaines de pays à travers le monde.  Pour en savoir plus sur notre mission et nos valeurs, consultez www.IDinsight.org.  

À propos du rôle d'assistant administratif

Responsibilties:

Le titulaire de ce poste apporte son soutien au responsable administratif et au bureau, notamment en effectuant les tâches suivantes

• Aider à l'administration générale du bureau
• Gérer les paiements des prestataires de services
• Veiller à ce que l'organisation respecte toutes les exigences locales en matière de conformité
• Assister dans toutes les procédures d'immigration du bureau (par exemple, visas, permis de travail, etc.).
• Suivi des contrats - dates de début et de fin pour tous les employés nécessaires
• Aider à la gestion de la petite caisse
• Préparer le rapprochement des comptes bancaires et de la petite caisse.
• Suivre les paiements mensuels
• Produire des rapports et rédiger de la correspondance
• Participe au groupe du comité social et culturel du bureau et contribue à la planification et à la coordination des événements, ainsi qu'à l'identification des thèmes à traiter.
• Aide à gérer la culture et le moral du bureau et aide les nouveaux employés à s'acclimater à la vie au sein d'IDinsight.
• Créer des présentations
• Aider à renforcer la culture du bureau et le personnel à s'acclimater à la culture de travail d'IDinsight.
• Maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant le stock pour déterminer le niveau d'inventaire, en anticipant les besoins en fournitures, et en passant et en accélérant les commandes de fournitures.
• Fournir une assistance générale aux visiteurs.
• Participer à la planification et à l'élaboration de l'ordre du jour de divers événements et sessions
• Superviser les services de nettoyage et de sécurité.

Qualifications:

• Solides compétences organisationnelles reflétant une capacité à exécuter et à hiérarchiser des tâches multiples sans interruption, avec un excellent souci du détail.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d'administration, les partenaires extérieurs et les donateurs.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et anglais.
• Maturité émotionnelle
• Jouer en équipe en faisant preuve d'une grande ingéniosité, tout en étant capable d'être extrêmement efficace de manière indépendante.
• Aptitude avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes concurrentes et à faire preuve du plus haut niveau de service et de satisfaction de la clientèle.
• Capacité avérée à atteindre des objectifs de performance élevés et à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide.
• Un penseur tourné vers l'avenir qui recherche activement des opportunités et propose des solutions 
• Baccalauréat requis
• Au moins un an d'expérience

Développement professionnel

Le développement des compétences et de la carrière est au cœur des valeurs d'IDinsight et de sa stratégie d'impact à long terme, et a été noté comme l'un des points forts de l'expérience des coéquipiers. Les collaborateurs d'IDinsight bénéficient d'un mentorat important de la part de la direction d'IDinsight et du soutien de pairs talentueux, et se voient accorder une autonomie considérable lorsqu'ils sont prêts. Ils suivent des plans de développement professionnel et se voient offrir des opportunités de perfectionnement conçues pour renforcer une variété de compétences. Le retour d'information en temps réel fait partie intégrante de notre culture, et une structure formelle permet une croissance professionnelle maximale. En outre, les coéquipiers ont accès à une allocation annuelle de développement professionnel qu'ils sont encouragés à utiliser pour explorer leurs intérêts professionnels et développer leurs compétences.

Détails Pratiques

Localisation

Ce poste est basé au bureau d'IDinsight à Rabat, au Maroc. La préférence sera donnée aux personnes disposant d'une autorisation de travail préexistante dans le pays.

Date de début et durée

La date d'entrée en fonction de ce poste est en Avril, avec une préférence pour les candidats qui peuvent commencer immédiatement. Il s'agit d'un contrat à durée déterminée d'un an avec possibilité de renouvellement en fonction des performances et des besoins de l'organisation.

Autorisation de travail

IDinsight n'est pas en mesure de parrainer l'autorisation de travail pour ce poste. Les candidats retenus n'auront pas besoin qu'IDinsight sponsorise leur autorisation de travail dans le bureau où ils seront basés.

Compensation

La rémunération et les avantages sont proportionnels aux qualifications et à l'expérience qu'IDinsight recherche et sont compétitifs dans le secteur du développement mondial. Nous sommes extrêmement fiers de nos avantages sociaux, qui comprennent une assurance santé internationale complète, y compris une couverture de la santé mentale, des vacances payées, des congés de maladie et des congés parentaux, des indemnités de déménagement, une allocation de voyage, des allocations de technologie et de travail à domicile, un budget de développement professionnel, et bien plus encore.

Veuillez noter qu'en tant qu'organisation à but non lucratif, nous ne sommes pas en mesure d'offrir une rémunération similaire à celle des grandes organisations du secteur privé. 

Comment postuler

Veuillez cliquer sur le bouton "Postuler à cet emploi en ligne" en haut à droite. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au Vendredi 1er Novembre. Le formulaire de candidature pose diverses questions afin de nous permettre de vous connaître et requiert un CV et une lettre de motivation.

Veillez à ce que votre CV comprenne une expérience professionnelle et personnelle pertinente ainsi que des détails sur vos qualifications académiques. Les CV peuvent comporter une à deux pages. Veuillez noter qu'il n'est pas nécessaire d'inclure dans votre CV les photos de tête, les coordonnées des parents, les dates de naissance, l'état civil et d'autres informations personnelles qui ne sont pas pertinentes pour la candidature. En outre, nous vous encourageons vivement à utiliser votre lettre de motivation pour souligner les raisons pour lesquelles vous souhaitez travailler pour IDinsight en particulier et ce qui vous a préparé à réussir dans le poste pour lequel vous postulez. Une lettre de motivation personnalisée est un élément important du processus de recrutement d'IDinsight, car elle nous permet de comprendre vos motivations pour le poste, vos compétences pertinentes et la clarté de votre écriture.

De plus amples informations, y compris des détails sur le processus d'embauche d'IDinsight et les questions fréquemment posées, sont disponibles en ligne sur le site IDinsight Careers. Toute question doit être adressée à careers@IDinsight.org. 

IDinsight s’engage à lutter contre toutes les discriminations dans son processus de recrutement et sa culture organisationnelle, qu'elles portent notamment sur l’âge, les handicaps, le genre, l'origine sociale ou nationale, la religion ou les convictions personnelles.